Jesteś już po pierwszej części Skutecznego Zarządzania Czasem cz.1, więc wiesz co oznacza właściwe przygotowanie oraz dobór narzędzi. W takim razie czas na ciąg dalszy. Życzę wielu przemyśleń, bo tu będzie zupełnie inaczej niż w pierwszej części, a koncentracja zostanie ustawiona w zupełnie innym miejscu. Zobaczysz, że w planowaniu można dbać nie tylko o to, aby wykonywać zadania. Można dbać o to, aby być sobą, pielęgnować wartości oraz budować mądry biznes.

3. Formułowanie zadań

Zazwyczaj mówi się o właściwym określaniu celu. Kiedy masz jasno określony cel wiadomo dokąd zmierzasz. I oczywiście klasyczny SMART (specyficzny, mierzalny, akceptowalny, realny, terminowy) w tym wypadku doskonale się sprawdza. Jestem to schemat najbardziej popularny i oczywiście skuteczny.
Jednak używamy go w większych formatach planowania. A ja natomiast mam zupełnie inną propozycję związaną ze sposobem określenia celu zadania pod multiplaner. Nazwałem to formułowaniem zadania. Pomysł powstał dlatego, że w moim kalendarzu często zapisywałem zadania w postaci na przykład takiej: „spotkanie z Tomkiem L.”. I w sumie w głowie miałem, o czym będziemy rozmawiać. Jednak w pewnym momencie pomyślałem, że takie spotkania mogę zacząć mądrzej doświadczać, przygotowując sobie prostą formułę dla każdego zadania, aby być bardziej skutecznym. Zajęło mi to trochę czasu, aby obmyśleć to dla siebie w najprostszy sposób, a jednocześnie być skutecznym – w swoim odczuciu oczywiście. Po pewnym czasie rozpocząłem testy, a dzisiaj dzielę się tym z Tobą. U mnie działa bardzo dobrze, a u Ciebie – sam ocenisz. Opracowałem sobie prosty koncept w oparciu o podstawowe i czytelne kroki, które za każdym razem będą wymagały ode mnie pewnie trochę pracy przy planowaniu, a jednocześnie zwiększą szansę na to, aby nie marnować czasu swojego i ludzi, z którymi się spotykam i realizuję zadania.

prosta formuła4 kroków

Cała koncepcja formułowania zadania (KFZ) składa się z czterech prostych kroków.

  1. Po co realizujemy zadanie.
  2. Co będziemy z tego mieli.
  3. Czas i miejsce (jest na 3 pozycji, ponieważ należy go dopasować do tego co pokażą dwa pierwsze punkty, czyli jak będą ważne i pracochłonne).
  4. Czy zadanie realizuje cele wyższego rzędu.

Opiszę to na przykładzie podanym powyżej czyli zamiast „spotkanie z Tomkiem L.” sformułowane zadanie w multiplanerze wyglądałoby tak.

  1. Na spotkaniu z Tomkiem L. opracujemy plan sprzedaży na najbliższe 3 miesiące.
  2. Po spotkaniu będziemy mieli: terminarz działań, określony planowany wynik, określone kontakty wspierające.
  3. Spotkanie będzie trwało 3 godziny i powinno odbyć się w miejscu, w którym nikt nie będzie nam przeszkadzał (na przykład: poza firmą).
  4. Zadanie realizuje główny priorytet na ten rok czyli przygotowanie firmy do sprzedaży, wejście na giełdę ect.

Według mnie istotne są również słowa klucze, które warto sobie zaznaczyć na przykład używając zakreślacza (na przykładzie słowa klucze na pomarańczowo). Pozwala to rzucić okiem na tekst i mamy gotowy i przejrzysty obraz całości.
Przy formułowaniu zadań polecam Ci jeszcze jedną małą sztuczkę według mnie bardzo wartościową. Pisałem już o niej wcześniej w pierwszej części, wspominając tylko o niej. Tutaj jest jednak miejsce, aby pokazać jej wartość i siłę.
Mam na myśli wizualizowanie swojego zadania. Obok KFZ narysuj obrazek, który będzie określał cały sens tego co najbardziej chcesz osiągnąć. W przypadku naszego przykładu byłby to na przykład worek z narysowanym znakiem euro. To naprawdę wystarczy, aby po jednym „rzucie oka” określić, co chcemy osiągnąć. W tym wypadku oznaczałoby to, że chcemy osiągnąć konkretny zysk ze sprzedaży towaru czy usługi, którą oferujemy na rynku. To akurat przykład finansowy, ale tak naprawdę każde zadanie może mieć swój prosty i czytelny symbol-sens. Na przykład jeżeli idziemy na spotkanie, na którym przekazujemy wiedzę innym ludziom, możemy narysować ludka, który stoi na podium na pierwszy miejscu. Od razu wiemy, że naszym głównym zadaniem jest spowodować, aby ludzie, z którymi zamierzamy się spotkać, poczuli się właśnie tak: ważni, najlepsi i tak ich będziemy traktować podczas całego spotkania, bo ten obraz faktycznie wchodzi do głowy. Jest przez nas wymyślony, samodzielnie narysowany i naprawdę zapada łatwo w pamięć. A my, czasami nawet podświadomie odnosimy się do niego niemalże co chwila w trakcie spotkania. Sam zobaczysz, jak zaczniesz tak robić. To naprawdę bardzo proste i wspierające narzędzie. Na filmie prezentującym multiplaner będzie wizualizowanie zadania, więc zobaczysz jak ja to robię.
Wiem, że może właśnie teraz myślisz, że nie potrafisz rysować i to zadanie absolutnie ponad Twoje umiejętności i możliwości. Ja również tak myślałem. Do momentu kiedy spotkałem się z moją przyjaciółką, która zajmuję się zawodowo myśleniem wizualnym i otrzymałem naprawdę krótką lekcję jak to robić. I okazało się, że to wcale nie jest takie skomplikowane jak myślałem. A na dodatek okazało się, że naprawdę coś tam potrafię rysować (śmiech). I to wszystko wydarzyło się w 2 godziny. To naprawdę niewiele w zamian za to, co możemy dzięki temu osiągnąć dla siebie i dla innych.
Wrzucam link do wystąpienia Oli na TedX we Wrocławiu może Cię zainspiruje i zobaczysz, że rysować może każdy i że warto. Wiem, że takie inspiracje w międzyczasie często prowadzą do wyjątkowych odkryć, dlatego też link, który wiąże się z niewielkim fragmentem mojego artykułu, ale kto wie, co będzie oznaczał dla Ciebie.

Uważam ten prosty system za ogromną wartość, bo ja poszukując obrazów-symboli zazwyczaj odnajduję sens całego spotkania. Okazuje się, że odpowiedź na pytanie, jaki rysunek ujmie wszystko o co mi chodzi, potrafi wskazać absolutnie najważniejszą treść zadania. Wiem, że trudno to opisać, bo nie można oddać słowami doświadczenia. Dlatego polecam – spróbuj doświadczyć, a zrozumiesz.

I na koniec kiedy mam już opisany w czterech punktach KFZ i dodany rysunek, zamykam to w prostej ramce, aby oddzielić to zadanie od innych zadań. W ten sposób uzyskuje bardzo prostą i czytelną treść wizualną moich dni. Sam zobaczysz, że kiedy coś dobrze wygląda jest podzielone na wyraźne części, nie jest zapisane „ciurkiem”, to i głowa zaczyna „czyściej” pracować. Wszystko zdaje się być poukładane i przemyślane, a nawet łatwiej wprowadzać korekty merytoryczne, czasowe i ilościowe – bo absolutnie wszystko widać jak na dłoni.
A kiedy opanujesz już tę sztukę, warto dodać kolory. Ale o tym kiedyś w zupełnie innym tekście.

4. Ocena skuteczności

U ilu z Was czytając nagłówek „ocena skuteczności” od razu obudził się mechanizm, że będziemy oceniać zaplanowane zadania?
Być może u większości z Was, bo to utarty schemat. Dla mnie to, że przygotowując KFZ będziesz miał etapy oceny projektów, zadań, a tym samym będziesz wyciągał wnioski do dalszych kroków i korekt jest oczywiste. Dlatego też, absolutnie nie będę poruszał wątku oceniania zadań jako projektów.

Chcę pokazać Ci zupełnie inną wartość tego elementu planowania. Lekcje Niepokonanych w swojej misji mają określone, że powstały z potrzeby kreowania wartości dbających, o to, aby być sobą, dawać wartość innym ludziom i budować mądry biznes. Kolejność jest zupełnie nieprzypadkowa, ponieważ jestem przekonany, że właśnie tak to wszystko powinno wyglądać. Że właśnie taka kolejność daje szanse na skuteczność, jak również na wartościowe życie łączące biznes z życiem prywatnym. Jestem przekonany również, że to jeden z systemów, który porządkuje utrzymanie równowagi, której poszukuje dzisiaj większość zapracowanych ludzi. To jeden z elementów kursu online dotyczącego skutecznego zarządzania czasem, który przygotowuje w ramach Lekcji Niepokonanych.
Dlatego też pokażę Ci ocenę skuteczności (model cyfrowy) właśnie przez pryzmat tych trzech elementów.

skut_cw.png

Właśnie zobaczyłeś modelową tabelę określającą potencjał skuteczności nie tylko w biznesie, ale również w życiu prywatnym. Jak to działa?
Przede wszystkim w pierwszej kolumnie wpisujesz trzy kluczowe wartości, natomiast w nagłówkach kolejnych kolumn wpisujesz nazwy swoich zadań. Czy do tej pory jest to proste? Oczywiście. Model ma być prosty, a jego zadaniem jest pokazywanie obrazu po przysłowiowym pierwszym rzucie okiem.
Następnie przyjmujemy swoją skalę oceny. Ja proponuję skalę 1-5. Kiedy już to mamy, wpisujemy w poszczególne kolumny, to co czujemy w stosunku do realizowanych zadań.
I w sumie to wszystko jeżeli chodzi o schemat techniczny.
Najważniejszym jednak elementem są klucze jak to czytać. Posłużę się dwoma przykładami z tabeli.
Przykład pierwszy to planowanie sprzedaży. Z oceny widzimy, że nie czujemy tutaj siebie, dawana wartość jest niestety nieznaczna, ale biznes właśnie w tym momencie rośnie. Pozornie można powiedzieć, że wynik zostaje osiągnięty. Pozornie. Według mnie wnioski płynące z tego należy czytać zupełnie inaczej.

  • Nie jest to moje (ocena 2) – najczęściej to co nie jest „nasze” po pewnym czasie przynosi zmęczenie, frustracje, a sam fakt wyniku może przynieść spełnienie, jednak nie długofalowe.
  • Dawanie wartości (ocena 2) – tu widać największy problem. Wartość jest kluczowym elementem w biznesie i życiu. Jeżeli widzisz w swoich zadaniach poniżej 3 natychmiast uruchom działania, które będą poszukiwały odpowiedzi na pytania, jak to zmienić. To największy problem wszystkich biznesów, które są zamroczone krótkotrwałym wynikiem bez dostarczania wartości. Jak myślisz, skąd tak wysoka ilość firm, które nie są w stanie przetrwać 1 roku swojego istnienia? Właśnie stąd. Brakuje kluczowego elementu, który przyciąga ludzi.
  • Buduj biznes (ocena 4) – wygląda dobrze. Pamiętaj jednak, że to często efekt krótkotrwały. Ludzie skupiają się zawsze wokół wiarygodności (bądź sobą) oraz potrzeb (wartości). Bez tych dwóch elementów żaden biznes nie jest w stanie przetrwać w dłużej perspektywie czasu.

Nauczyłeś się czegoś? Rozumiesz zasadę? To jeszcze przykład drugi z tabeli, jednak mający zupełnie inne cyfry. Skupmy się na chwilę na przykładzie „Kurs online Zarządzanie Czasem”. Tutaj mamy zupełnie inaczej. Jesteśmy prawie sobą, wartość jest na maksymalnym poziomie, ale biznes nie rośnie. To teraz jak to czytać.

  • Przede wszystkim jest to coś, co przychodzi Ci dość łatwo i dobrze to „czujesz” (ocena 4) – czujesz tutaj prawdziwego siebie, więc jesteś absolutnie wiarygodny i również zapalony do tego, co robisz.
  • Dawanie wartości (ocena 5) – kluczowy element, który przyciąga innych ludzi jest na najwyższym poziomie. Pierwsza i druga ocena daje poczucie wewnętrznego zadowolenia. To jest ten moment kiedy czujesz, że to co robisz ma naprawdę sens. I pomyśl teraz. Jeżeli tak właśnie się czujesz, co dzieje się w Twoim życiu? Tak, tak. Najczęściej jesteś szczęśliwy, pełen ognia, który przyciąga do Ciebie innych ludzi. Tu jest naprawdę moc sprawcza.
  • Buduj biznes (ocena 1) – niska ocena. Wygląda słabo, prawda? Pozornie. Kiedy widzisz taki model oceny (czyli wszystkie trzy składniki), pamiętaj, że aby wygrać, potrzeba tylko czasu i cierpliwości. Natomiast potencjał takiego zadania jest o niebo lepszy od poprzedniego. Ten model daje szansę na realizację zadań, które będą nie tylko budziły w Tobie spełnienie, ale również przyciągały do Ciebie ludzi i w czasie budowały naprawdę mądry i skuteczny wynik.

I co o tym myślisz? Może działać?

modele

Oczywiście bardzo ważnym elementem jest łączenie zadań i przyglądanie się na cały obraz czyli wszystkie zadania i ich wartości. Zadania o różnych modelach cyfrowych należy ze sobą łączyć, bo niektóre z nich przynoszą szybkie, ale krótkotrwałe wyniki, a niektóre z nich przynoszą wyniki w dłuższej perspektywie, ale za to długotrwałe. Właściwe łączenie różnych zadań może budować bardzo mądre i skuteczne rozwiązania dużych całości.

Skuteczne zarządzanie czasem nie jest tyko poukładaniem zadań w odpowiednim czasookresie. To oczywiście najprostsza wersja i najczęściej stosowana. Ma jednak swoją wadę. Często nie bierze pod uwagę tego, jak nasze planowanie wpływa na szczęście w życiu w połączeniu z tym co robimy na co dzień zawodowo. A dzisiaj często metoda bezrefleksyjnego planowania tylko zadań, doprowadza ludzi do miejsca, w którym mówią: mam dość. I pomimo często dobrych wyników zawodowych, odważają się na poszukiwanie nowych rozwiązań, które mają prowadzić ich nie do wyniku finansowego, który szczęścia nie przynosi, ale może prowadzić do połączenia wyniku finansowego i spełnienia w życiu prywatnym. Działa to o wiele lepiej, nie prowadzi do frustracji, nie narzuca nam życia innym życiem niż swoim. I przynosi wynik. Właściwy wynik, który łączy w sobie trzy istotne elementy życia: bycia prawdziwym sobą, życia pełnego wartości oraz budowania dobrych historii finansowych.
I jak to dla Ciebie brzmi? Mam nadzieję, że nauczyłeś się czegoś i spróbujesz. Każdy z tych czterech elementów może działać również indywidualnie. Zastosowanie nawet jednego z nich zwiększy szansę na skuteczność mądrego planowania. A przecież właśnie o to chodzi, aby to co robimy było mądre.
Teraz Twoje kolej, aby coś z tym zrobić. Powodzenia.